Obtenir une entrevue média est une excellente occasion pour une entreprise. Encore faut-il être prêt à en profiter.

On peut avoir une excellente nouvelle, un angle pertinent et des messages solides : si le porte-parole arrive mal préparé, l’entrevue peut rapidement devenir une occasion manquée.

C’est pourquoi, chez Agence FDM, nous recommandons la formation porte-parole aux clients et aux organisations dont les dirigeants ou experts sont appelés à prendre la parole dans les médias.

Et contrairement à ce qu’on pourrait penser, elle n’est pas réservée aux situations de crise.

À quoi sert une formation porte-parole?

Une formation porte-parole prépare une personne à communiquer efficacement avec les journalistes, que ce soit pour une entrevue télé, radio, écrite, balado ou autre format médiatique.

L’objectif n’est surtout pas d’apprendre des réponses par cœur.

Il s’agit plutôt d’apprendre à comprendre la mécanique d’une entrevue, à identifier les messages importants, à répondre clairement aux questions et à demeurer en contrôle de son message — même lorsque la question est plus difficile que prévu.

Choisir le bon porte-parole

Le président ou la présidente d’une entreprise n’est pas automatiquement la meilleure personne pour toutes les entrevues.

Selon le sujet, le porte-parole idéal peut être un dirigeant, un responsable marketing, un expert technique ou une autre personne qui possède une connaissance approfondie du dossier.

En relations de presse, une partie du travail consiste justement à comprendre la demande du journaliste : quel est le sujet? Quel angle souhaite-t-il aborder? Quel type d’expertise recherche-t-il? Quelle est son heure de tombée?

Ces informations permettent ensuite d’identifier la personne la mieux placée pour répondre.

Préparer ses messages clés sans apprendre un discours

Avant une entrevue, il devrait être possible de répondre à une question assez simple :

Quelles sont les deux ou trois choses que nous voulons absolument que le journaliste comprenne?

Ce sont les messages clés.

Ils doivent être simples, précis et suffisamment naturels pour pouvoir être exprimés de différentes façons.

Une entrevue n’est pas une présentation PowerPoint. Le journaliste peut changer de direction, approfondir une réponse ou poser une question qui n’était pas prévue.

Le porte-parole doit donc connaître ses messages sans donner l’impression de réciter un texte.

Anticiper les questions difficiles

Une bonne préparation ne consiste pas uniquement à pratiquer les questions qu’on aimerait recevoir.

Il faut aussi réfléchir à celles qu’on préférerait éviter.

Quels aspects du dossier pourraient soulever des questions? Existe-t-il une donnée qui pourrait être interprétée différemment? Une décision devra-t-elle être expliquée? Quel sujet connexe pourrait être abordé?

L’objectif n’est pas d’éviter les questions difficiles.

C’est d’éviter de les découvrir pour la première fois devant le journaliste.

La simulation d'entrevue : probablement la partie la plus importante

Comprendre la théorie est une chose. Répondre réellement aux questions en est une autre.

C’est pourquoi la simulation d’entrevue occupe une place importante dans une formation porte-parole.

On reproduit les conditions d’une entrevue, on pose des questions, on teste les messages et on observe comment le porte-parole réagit lorsqu’il doit répondre rapidement.

On peut ensuite identifier ce qui fonctionne et ce qui doit être ajusté : réponses trop longues, jargon, hésitations, messages qui manquent de clarté ou occasions manquées de revenir à un élément important.

La pratique permet surtout au porte-parole de devenir beaucoup plus confortable avant la véritable entrevue.

Adapter sa préparation au média

Une entrevue en direct à la télévision ne se prépare pas exactement comme une conversation de 30 minutes avec un journaliste de la presse écrite.

À la télévision ou à la radio, les réponses doivent généralement être particulièrement claires et concises.

Dans une entrevue plus longue, le journaliste peut chercher davantage de contexte, d’exemples ou de données.

La préparation doit donc tenir compte du média, du journaliste, du format et du temps disponible.

La formation porte-parole n'est pas seulement utile en gestion de crise

C’est une distinction importante.

On associe souvent la formation média aux communications de crise. Elle devient effectivement particulièrement importante lorsque les enjeux sont sensibles.

Mais un porte-parole peut également représenter son entreprise lors d’un lancement, commenter une tendance dans son industrie, expliquer une innovation ou intervenir comme source experte dans l’actualité.

Ces occasions contribuent progressivement à construire sa crédibilité et celle de son organisation.

C’est d’ailleurs l’une des raisons pour lesquelles nous aimons travailler le positionnement de certains clients comme sources expertes auprès des médias.

Et lorsqu'une crise survient?

En situation de crise, le temps disponible pour se préparer peut devenir extrêmement court.

Ce n’est donc pas le meilleur moment pour apprendre pour la première fois comment répondre à un journaliste.

Une entreprise qui a déjà identifié ses porte-parole, réfléchi à ses processus de communication et formé les personnes susceptibles de prendre la parole part avec une longueur d’avance.

Cela ne permet pas de prévoir toutes les situations.

Mais cela permet d’être beaucoup mieux préparé lorsque la rapidité, la précision et la cohérence deviennent essentielles.

Quel est le rôle de l'agence avant une entrevue?

En relations de presse, notre travail ne s’arrête pas lorsqu’un journaliste accepte une entrevue.

L’agence peut notamment clarifier la demande du média, valider l’angle, connaître l’heure de tombée, aider à sélectionner le bon porte-parole, réunir les informations pertinentes, préparer les messages clés et anticiper les questions.

Elle peut également accompagner le porte-parole avant et pendant le processus d’entrevue et assurer le suivi auprès du journaliste.

Parce qu’obtenir une occasion médiatique est une première étape.

Être capable de bien l’utiliser est tout aussi important.

La préparation fait souvent toute la différence

Une bonne entrevue ne consiste pas à contrôler toutes les questions ou à livrer parfaitement chaque phrase.

Elle consiste à être suffisamment préparé pour pouvoir rester naturel.

Chez Agence FDM, la formation porte-parole s’inscrit donc dans une approche plus large de relations de presse, de positionnement d’experts et de communications corporatives.

L’objectif : permettre aux personnes qui représentent une organisation de prendre la parole avec confiance, clarté et crédibilité lorsque l’occasion se présente.